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      拍賣資料管理規范(試行)

      一、拍賣資料的內容

        1 .委托拍賣合同,或者是委托拍賣函、人民法院的協助執行通知書。包括委托人的有關資料、 登記表、證照復印件等,標的的保管、保險、移交等事項的有關資料。

        2 .拍賣公告。包括刊登公告的剪報或復印件,或是電視錄像、電臺廣播錄音。

        3 .標的資料。包括標的目錄,標的有保留價的,應有保留價確認書,標的要求評估或鑒定的, 應具備評估或鑒定報告;標的需要確認所有權或處分權的,應具備委托人對標的享有所有權或處分權的證明;標的拍賣需要批準的,應具備有關部門的批準文件。

        4 .查看拍賣標的的有關資料。包括查看人的登記資料等。

        5 .競買登記記錄。包括競買人姓名、競買牌號、聯系電話、身份證明復印件、競買保證金收據復印件等。如果是委托代理競買的,還應具備委托授權書,以及委托人和代理人姓名、聯系電話、身份證明復印件等。

        6 .拍賣規則。根據標的不同,還應包括拍賣有關注意事項,或是拍賣人與競買人簽署的競買協議書,或是競買人簽署的競買規則確認書等。

        7 .拍賣筆錄。應包括拍賣師和記錄人的簽名,拍賣成交的,還應包括買受人的簽名。

        8 .成交確認書。應由買受人和拍賣人簽署。

        9 .移交標的的資料。應保存標的交割的有關書面材料,包括提貨單、產權變更的合同標準文本、相關證照副本復印件。標的款及傭金付款憑證復印件。

        10 .流拍、中止和終止拍賣的有關資料。

        二.拍賣資料的管理

        1 .管理方式

        (1) 以拍賣會為單元將拍賣的檔案內容資料整理存檔。

        (2) 以檔案的各項內容為單元,按照年度或月度分類存檔。

        2 .管理要求 、 '

        (1) 資料真實、準確、完整,查閱方便。

        (2) 每個企業 ( 含分支機構 ) 的檔案管理方式必須是兩種方式之一,不可混用。

        (3) 每個拍賣檔案均應建立檔案目錄和編號。編號應體現時間性或主要標的的屬性等。

        3 .存檔時時間

        自委托拍賣合同終止之日起計算,不得少于五年。

        4 .檢索

        企業應建立檔案索引。有條件的應建立主要計算機檔案索引和主要拍賣指標數據庫。主要拍賣數據庫應包括:檔案編號、拍賣會時間和地點、拍賣師姓名、標的名稱、委托人名稱、評估價、保留價、成交價、買受人名稱和競買牌號、買方傭金額、賣方傭金額、交割日期等;暫時不具備條件的企業也應積極創造條件,爭取盡快實現檔案的電子化

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